Belangstelling voor aeo-vergunning neemt fors toe

Met een aeo-vergunning kunnen bedrijven bepaalde privileges krijgen bij de douaneafhandeling van hun inkomende en uitgaande zendingen. De afkorting staat voor Authorised Economic Operator, ook wel geautoriseerde marktdeelnemer. Om deze status te bemachtigen moet een bedrijf voldoen aan specifieke richtlijnen, die periodiek worden getoetst.

Herbeoordeling vergunningen

De toegenomen belangstelling voor aeo komt voor een belangrijk deel door de herbeoordeling van bestaande douanevergunningen, die de Douane momenteel uitvoert. In het douanewetboek van de Unie (DWU), dat in 2016 is gepubliceerd, zijn de criteria rond aeo gewijzigd. De Douane is verplicht om uiterlijk in april 2019 alle vergunningen te hebben her-beoordeeld en aangepast aan de nieuwe wetgeving. Er zijn inmiddels heel wat vergunningen omgezet, maar er is evengoed nog een flink aantal te gaan.

Voorwaardelijk

De herbeoordeling bij een bedrijf vraagt aanzienlijk wat tijd. Toch garandeert de Douane dat alle vergunninghouders in mei 2019 een herziene vergunning zullen hebben, die voldoet aan de DWU-normen. Het kan echter voorkomen dat een vergunning als het ware ‘voorwaardelijk’ wordt afgegeven en de vereiste audit pas achteraf plaatsvindt. Dat kan dus ook betekenen dat een ondernemer achteraf nog de bedrijfsprocessen moet aanpassen, mochten de bevindingen van de Douane daar aanleiding toe geven.

Bedrijfsadviseur Ronald Kok heeft het ondertussen druk met alle aanvragen voor aeo-trajecten. “Bedrijven zien dat de Douane nu bovenop dit onderwerp zit, maar ze hebben zelf nooit eerder over de gevolgen van een herbeoordeling nagedacht. Sommige bedrijven komen nu in de problemen omdat ze niet kunnen aantonen dat ze aan de aeo-eisen voldoen. Dan is er een reële kans dat de vergunningen worden ingetrokken.”

Brexit

Uit het recente Onderzoek Declarant 2018 van evofenedex blijkt dat de aeo-vergunning momenteel vooral wordt aangevraagd om de hoeveelheid douanecontroles te verminderen. Een voordeel dat na de brexit wel eens goed van pas zou kunnen komen. “De buitengrens van de EU lijkt voor veel bedrijven ver weg, maar deze zal na 29 maart 2019 nog maar op een paar honderd kilometer afstand liggen’, stelt Marcel Kuijt. “Een mogelijk scenario na de brexit kan zijn dat je goederen vast komen te staan bij de ferry naar Engeland. Zeker bij verse goederen is dat heel vervelend.” Marcel raadt bedrijven dan ook aan om zich nu al voor te bereiden op de brexit. Nog niet alle gevolgen van de brexit zijn bekend, maar vast staat dat het Verenigd Koninkrijk (VK) straks geen onderdeel van de EU meer uitmaakt. Dat betekent dat goederen met de bestemming VK langs de Douane moeten. Een aeo-vergunning fungeert dan als smeerolie en vermindert in ieder geval bij export de kans op oponthoud.

Brug te ver

Marcel waarschuwt echter dat de aeo-vergunning niet voor iedereen zinvol is. Bedrijven die nog nooit naar buiten de EU hebben geëxporteerd, krijgen na de brexit met zoveel nieuwe zaken te maken, dat een ingewikkeld aeo-traject waarschijnlijk een brug te ver is. Het kan dan verstandiger zijn om alle douaneverplichtingen uit te besteden aan een expediteur. Marcel: “Er is zoveel waar je aan moet denken dat het heel begrijpelijk is dat veel bedrijven er in hun eentje niet uitkomen. Schakel gerust onze hulp in, onze brexit-assessment is bedoeld om alle mogelijke gevolgen van de brexit voor een onderneming in kaart te brengen. Je krijgt van ons een plan van aanpak waar je mee aan de slag kunt.”

Periodieke controles

De Douane beoordeelt tijdens een controle, de zogenaamde veldtoets, of het bedrijf de verstrekte aeo-vergunning nog waardig is. Normaal is zo’n controle eens in de drie jaar, maar vanwege de eerdergenoemde herbeoordeling worden nu alle vergunninghouders vóór mei 2019 tegen het licht gehouden. Bij de controle dient het bedrijf zelf aan te tonen dat het nog steeds aan de aeo-eisen voldoet en onderhoud uitvoert op het gebied van naleving van de aeo-eisen. De Douane moet een ‘gefundeerd vertrouwen’ hebben in de toepassing van douaneactiviteiten in het bedrijf.
Marcel Kuijt daarover: “De Douane wil periodiek zien dat je aan deze eisen voldoet. Het gaat hierbij om het waarborgen van de kwaliteit van douane-gerelateerde activiteiten. De vergunning is bedrijfsgebonden en daarom horen er allerlei disciplines bij, zoals de administratie, transport, HR, financiële en handelsactiviteiten en eventueel de toepassing van veiligheidsmaatregelen. Bedrijven moeten dus nagaan of ze überhaupt op papier hebben staan op welke manier ze ervoor zorgen dat ze aan deze eisen voldoen. Zijn er bijvoorbeeld wel procesbeschrijvingen?”

Bedrijfsblind

Bedrijven kunnen een zelftest van de Douane uitvoeren, het zogeheten ‘self asssessment’. Dit staat niet gelijk aan een audit, maar hiermee laat een bedrijf wél zien dat het een goede staat van dienst heeft op het gebied van het naleven van de douanevoorschriften. De zelftest behandelt onder andere de handels- en/of vervoersadministratie, de solvabiliteit van het bedrijf en de passende veiligheidseisen. Marcel: “De zelftest ‘kijkt’ ook bedrijfsbreed. Het checken en waarborgen van de risicogebieden door middel van deze test is best een klus, vooral omdat je jouw eigen scores moet kunnen onderbouwen. Ik raad zeker aan om de test uit te voeren, maar vraag jezelf ook af hoe je de Douane kunt overtuigen dat jouw scores realistisch zijn en dat je een betrouwbare partner bent. Veel bedrijven missen een referentiekader of zijn ‘bedrijfsblind’, waardoor ze hun eigen valkuilen niet zien. Het is dus geen gek idee om de test met een extern persoon te doen.”

Nulmeting

De zelftest is onderdeel van de aeo-trajecten van evofenedex. Deze zijn zowel bedoeld voor bedrijven zonder aeo-vergunning als voor bedrijven mét zo’n papier. In het laatste geval gaat het om de periodieke onafhankelijke audit, die de Douane eist. Ronald: “Bij een aeo-traject voeren we om te beginnen de zelftest uit, als een controleaudit waarbij we kijken of alles nog klopt. Heb je nog geen vergunning, dan dient het als nulmeting. Uit de zelftest volgt mogelijk een aantal verbeterpunten. Is alles in orde, dan onderbouwen we de scores op een manier die door de Douane goed te volgen is. Momenteel zie ik zowel aanvragen voor nieuwe als voor bestaande vergunningen voorbij komen. Ik raad iedereen aan om ieder jaar een audit te doen, zodat je altijd aantoonbaar ‘in control’ bent.”

Aeo-traject

Een aeo-traject van Spike Technology Europe bestaat uit een audit van gemiddeld drie tot vijf dagen. De audit bevat de volgende onderdelen: de voorbereiding, het bedrijfsbezoek en de rapportage. Een regulier aeo-traject begint met een scan, waarin de nulmeting van de situatie heel uitgebreid wordt weergegeven. Aan de hand van de scan volgt een verbeterplan. Na doorvoering hiervan zou een bedrijf aan de aeo-eisen moeten voldoen en kan de aeo-vergunning worden aangevraagd. Een extra voordeel is dat een aeo-traject vaak een kwaliteitsslag oplevert die klanten ook zien. Bovendien verbetert de aeo-status het imago van het bedrijf. Heb je vragen over een aeo-traject? Neem dan contact op met onze bedrijfsadviseurs