Veemflex

5 Redenen om uw douane administratie onder de loep te nemen

1 Verkeerde tariefbepaling
De handelsrekening is bij de in- en uitvoer van goederen de basis voor de douaneaangifte. Met het oog op een eenduidige tariefbepaling moet de handelsrekening daarom een volledige beschrijving van de goederen bevatten. De importeurs moeten daarom heldere afspraken maken met de leveranciers. Een goederen-omschrijving is volledig als voor elk ingevoerd artikel informatie is opgenomen over gebruiksdoel, materiaal en kwaliteit op basis waarvan een douanetariefnummer kan worden toegekend. De ervaring leert dat het handig is als de leverancier het artikelnummer van de importeur opneemt in zijn rekening. Als niet duidelijk is onder welke categorie een artikel thuishoort, kunnen verkeerde tarieven uiteindelijk resulteren in naheffingen of extreem hoge invoertarieven. Om veel tijd te besparen bij iedere in- en uitvoer, is het verstandig een database aan te leggen van alle gangbare artikelen, met basisgegevens en de relevante douanetariefnummers.

Naheffingen en te hoge douanetarieven
Bij de tariefbepaling wordt een product ingedeeld in het elektronische douanetariefboek en krijgt het een douanetariefnummer. Als goederen bij invoer onder een verkeerd tariefnummer worden aangegeven, worden alleen de invoerrechten gerekend die bij deze code horen. Dat leidt tot hoge of lage douanetarieven. Verkeerde tariefbepalingen zijn lastig omdat de douane de goederen zelden bekijkt. Slechts ongeveer 1,5 procent van de ingevoerde goederen wordt daadwerkelijk gezien. Fouten in de douaneaangifte kunnen daardoor jarenlang onopgemerkt blijven. Als de douane dan toch een controle uitvoert, kan dit tot naheffingen leiden. Voorkom naheffingen en te hoge douanetarieven door de basisgegevens altijd up-to-date te houden.

3 Verkeerde gegevens
Douaneaangiften met onvolledige of verkeerde gegevens behoren tot de meest voorkomende oorzaken van vragen en vertragingen. Zo worden douaneaangiften met onjuiste informatie over het aantal stuks door de douane geweigerd. Het douane systeem van de logistieke dienstverleners moet daarom de aangiften grondig controleren en op tijd alarm slaan. In sommige gevallen kan bijvoorbeeld de combinatie van het aantal stuks en het gewicht, de basis vormen voor een geautomatiseerde waarschijnlijkheidscontrole. Het totaalbedrag van de invoer is van belang voor douane-instanties. Dit moet op de factuur staan om de volledigheid van documenten met meerdere pagina’s te kunnen controleren. Omdat de douanewaarde in de regel omgerekend moet worden naar euro’s, is het ook nodig om aan te geven in welke valuta de rekening is opgemaakt.

4 Verkeerde oorsprongsverklaringen
Zonder geldige oorsprongsverklaring is de oorsprong van een artikel niet aangetoond. Dat leidt tot vertragingen en naheffingen. Als de autoriteiten twijfelen aan de oorsprong, kan het voorkomen dat oorsprongsverklaringen na de invoer alsnog ongeldig worden verklaard. Daarnaast kan er voor  een zelfde product in ieder invoerland een andere oorsprongsverklaring nodig zijn en kunnen bij de uitvoer verschillende regels gelden voor re-export. Het is daarom essentieel dat logistieke partijen op de hoogte zijn welke oorsprongsverklaringen vereist zijn in het betreffende land, en dat verklaringen nauwkeurig worden gecontroleerd en onderzocht voordat artikelen worden geëxporteerd.

5 Medeplichtigheid
Volgens het Europees Douanewetboek zijn alle bij de invoer betrokken partijen invoerrecht-plichtig totdat de invoeraangifte is afgehandeld of de goederen de EU weer verlaten hebben. Met valse of onjuiste bewijzen van preferentiële oorsprong, is het zelfs mogelijk dat ook voor indirecte betrokkenheid bij deze vorm van belastingontduiking of belastingfraude strafmaatregelen of boetes van toepassing zijn. Bij lange leveringsketens is de kans op medeplichtigheid groter. Controleer transacties daarom altijd nauwkeurig op fouten met een geautomatiseerde waarschijnlijkheidscontrole.

Bij import en export bestaan allerlei valkuilen, vaak komen ze pas na jaren aan het licht. Partijen die betrokken zijn bij het invoeren van goederen moeten niet vergeten dat een douaneaangifte even belangrijk is als een belastingaangifte, en dat valse aangiften strafrechtelijke gevolgen kunnen hebben. Reden te meer dus om te controleren of aangiften juist zijn en processen waterdicht zijn. Veemflex WMS koppelt naadloos met Douane in- en uitvoer systemen van o.a. Gaston Schul en Beurtvaartadres.